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Les bases à connaître sur la norme SEPA


Les différents modes de paiement

Voici les règlements que vous recevez probablement assez régulièrement.

  • Le règlement en espèces (pièces et billets). Implique la tenue d'un historique de caisse et les dépôts en banque.
  • Le règlement par virement (ponctuel ou automatique) initié par votre client.
  • Le règlement par carte bancaire (nécessite un accès en ligne spécifique ou un boîtier TPE)
  • Le règlement en ligne (moins courant pour une entreprise de service)
Vous êtes ainsi dans l'attente des règlements de vos clients puisque ce sont eux qui décident lorsqu'ils paieront.
Vous ne maîtrisez donc pas les délais de règlement de vos factures et votre société peut vite en souffrire...

Le prélèvement de vos clients - pré-requis

Grâce au système de prélèvement, vous avez la possibilité d'initier vous même le transfert des fonds sans que votre client ne s'occupe de rien.

Pour pouvoir prélever vos clients vous aurez besoin de :

  • Un compte bancaire professionnel
  • Un contrat spécifique d'accès à l'interface en ligne de votre banque permettant de réaliser les ordres de prélèvement et l'ajout des tiers
  • Un numéro ICS : Identifiant Créantier SEPA constitué de 13 caractères et attribué par la Banque de France (c'est votre banque qui s'occupe de faire la demande).
  • Dans la majorité des cas, une carte de transfert munie de son code confidentiel et d'un boîtier générateur de codes. Les codes générés par le boîtier vous seront demandés à chaque ordre de virement et même pour vous connecter sur l'interface renforcant ainsi la sécurité et limitant les risques de fraude.

Les 2 types de SEPA à connaître

Lorsque vous êtes prélevés vous même par votre opérateur téléphonique, le prélèvement est généralement un prélèvement SEPA Core.
A l'inverse un prélèvement émis par un organisme administratif (RSI, URSSAF, IMPOTS, MEDERIC...) sont généralement des SEPA B2B

Comme eux, vous pourrez émettre ces 2 types de prélèvements SEPA :

  • Le prélèvement Core : si votre client souhaite annuler les 13 derniers mois de prélèvements que vous avez effecuté, il peut en donner l'ordre à sa banque. Cela pourra être appliqué uniquement si vous ne justifiez pas d'un mandat de prélèvement SEPA signé du client. Le client n'a pas besoin de transmettre le mandat à sa banque pour que les prélèvements soit acceptés. il peut aussi faire annuler un prélèvement SEPA dans un délais de 8 semaines si celui-ci n'est pas justifié (erreur de votre part, montant erroné ou non contractuel...)
  • Le prélèvement B2B : votre client ne pourra annuler un prélèvement SEPA B2B aussi facilement ayant été obligé préalablement de transmettre à sa banque le mandat SEPA qu'il vous a accepté. Notez que l'enregistrement d'un mandat SEPA B2B par votre client lui sera probablement facturé par sa banque (environ 10€ selon les banques)

Les arguments SEPA

Pour une raison bien étrange, chaque prélèvement effectué doit comporter l'argument FIRST ou RECURRENT...

  • FRST indique que c'est le premier prélèvement que l'on effectue sur ce compte bancaire.
  • RECURRENT indique que ce n'est pas le premier ordre de prélèvement effectué sur ce compte bancaire
Ainsi, vous devrez toujours faire le premier prélèvement en FIRST et les suivants en RECURRENT, généralement l'interface de votre banque vous invite à faire tous les FIRST d'un côté, et tous les RECURRENT de l'autre.

La référence unique de mandat - RUM

Pour chaque contrat en cours avec votre client, vous devez générer une référence pour le prélèvement correspondant.
Vous pouvez aussi générer une seule référence pour plusieurs contrats, mais si votre client souhaite s'opposer à un seul contrat, il ne pourra pas et coupera le total.

Pour simplifier, nous vous conseillons de générer vos RUM toujours de la même manière : VOTRESOCIETENOMDUCLIENTLETTREAUHASARDNUMERODUCLIENTOUREFERENCEINTERNE.
La RUM doit figurer sur le mandat que vous transmettez pré-rempli ou non avec les coordonnées de votre client. Celui-ci devra vous le retourner rempli et signé pour que vous puissiez commencer les prélèvements.

Les informations du mandat SEPA

Sur le mandat SEPA figurent :

  • Vos coordonnées, ainsi que votre numéro ICS.
  • La RUM
  • Les coordonnées de votre client, ainsi que son IBAN et BIC (qu'il trouvera sur son RIB, Relevé d'Identité Bancaire)
  • Le type de mandat, si il est ponctuel ou récurrent et si il est Core ou B2B (et donc si B2B, nécessite d'être transmis à la banque du client, service qui lui sera facturé)
  • Quelques mentions/informations légales. C'est pour cette raison que nous vous conseillons d'utiliser un modèle fournit par votre banque.

L'obligation de prévenir vos clients

Vous devez transmettre l'information à chaque fois que vous allez débiter votre client, ainsi que le montant correspondant. Soit par un courrier séparé. Soit directement sur la facture correspondante transmise plusieurs jours avant.
L'idéal est de prévenir votre client qu'il sera débité tous les mois vers tel jour, et de lui transmettre la facture avec cette notification quelques jours auparavant.

Les rejets de prélèvement

Pour différentes raisons, votre prélèvement peut être refusé par la banque de votre client (débiteur).
Compte non approvisionné, compte clotûré... ou autres raisons. Vous serez notifié d'un code erreur directement sur votre relevé bancaire. Voici quelques codes erreurs qui vous aideront à identifier l'origine du rejet :

  • AC01 - Mauvais identifiant de compte
  • RC01 - BIC Invalide
  • RR01 - Le compte ou identifiant débiteur exigé par la règlementation est insuffisant ou manquant
  • RR02 - Les renseignements du nom ou de l’adresse du débiteur exigés par la règlementation sont insuffisants ou manquants
  • RR04 - Raison réglementaire
  • BE01 - Le nom du débiteur ne correspond pas au nom du titulaire du compte
Vous trouverez d'avantage de codes erreurs en recherchant sur Google, exemple : AC04 erreur SEPA.

Le changement de coordonnées bancaires de votre client

Si votre client chanqg de RIB, vous n'êtes pas obligé de lui refaire signer un mandat, légalement, un simple courrier de sa part demandant de changer de compte suffit. Il n'est donc pas nécessaire non plus de regénérer une RUM.

Pas si compliqué que ça en a l'air

Demandez à votre conseillère bancaire de rencontrer une personne compétente de leurs services. Connaissant le fonctionnement des prélèvements SEPA et de leur interface.

N'hésitez pas à demander plusieurs devis auprès de plusieurs banques (abonnement mensuel, coût par ordre de prélèvement, coût pour frais de rejets)...

Si vos interlocuteurs vous disent que c'est compliqué, c'est qu'ils n'y connaissent rien... C'est en réalité très simple à comprendre et à réaliser.

Les prélèvements SEPA dans Econeto

Vous vous en doutez, dans Econeto nous avons prévu la possibilité d'ajouter RUM, IBAN, BIC et fichier PDF ou JPEG sur chaque fiche client. Ainsi, retrouvez dans votre tableau de bord tous les prélèvements SEPA à réaliser, avec leur argument ! FIRST ou RECURRENT puisque Econeto détecte si vous avez déjà effectué des prélèvements à ce client.
Demandez l'activation de cette fonctionnalité actuellement en cours de tests sur demandes des entreprises.


Auteur :

Jonathan Poinas
Avant de gérer une société de nettoyage pendant 8 ans, j'ai commencé par développer mon premier site internet en 2002 à l'âge de 14 ans ! Passionné par les nouvelles technologies, j'ai eu la chance d'accompagner mon père lors de la création de sa société de nettoyage en 2004 (que j'ai reprise en 2009).
Alors gérant de la SARL Alpes Techniques Nettoyages, j'avais également d'autres projets (rénovation d'un appartement, investissement dans la bourse et plusieurs e-commerces). Il me fallait automatiser la gestion de ma société de nettoyage pour ne pas en être esclave. Nous avons donc cherché des logiciels et en avons essayé plus d'une trentaine, compliqués, inadaptés, trop chers... Ayant acquis une solide expérience dans le développement web, j'ai alors commencé le développement de mon propre logiciel sur mesure en 2012.
Dès 2014 d'autres sociétés de nettoyage ont souhaité utiliser ces technologies, et à grand renfort de ressources financières de mes autres projets : Econeto est né.
À partir de 2017, Econeto est présent sur toute la France, Réunion, Monaco, Guadeloupe, Corse et même la Suisse ! Je décide alors de revendre ma société de nettoyage en Août 2017 après 10 années d'expérience avec un parc de matériel très diversifié dans le secteur de la propreté (technico-commercial puis gérant) afin de me consacrer uniquement au réseau Econeto.
Dès 2018, nous décidons d'aider les adhérents du réseau à mettre en place ce que nous avions fait :
  • Publicité Google ADS (que nous faisions déjà pour nous depuis 2006 ! An ayant listés plus de 3000 mots clés et mots clés à exclure avec plus de 250 annonces types à fort CTR/performances)
  • Réalisation de logos
  • Plaquettes publicitaires
  • Cartes de visite
Mon frère Julien m'assiste dans toutes nos créations graphiques, mais aussi lorsque nous corrigeons les fautes d'orthographes sur les devis / factures et sites web des adhérents du réseau Econeto (une mère professeur des écoles, ça aide !).
Au delà de ces services annexes, notre force de frappe tient de nos sites internet générés avec Econeto (formulaires couplés avec le logiciel Econeto) le tout avec une base de plus de 9000 photos de chantier. Nous regardons régulièrement des replays de visiteurs, comme si nous avions une caméra posée sur l'épaule de chacun des visiteurs des sites web des adhérents du réseau. Nous analysons les flux de comportements et optimisons nos thèmes de sites web, designs, contenus, textes, vidéos, pop-up, pages de lead... Ce qui font de ces sites web de véritables armes marketing ! Avec 2 millions de visiteurs par an, nous avons matière pour performer !
Nous essayons de transmettre nos connaissances avec ce blog mais aussi en vidéo sur notre chaîne Youtube, par téléphone avec nos adhérents, et nos collaborateurs mettent en place toutes nos technologies afin d'accompagner nos adhérents dès le départ. Jusqu'à des C.A. à 6 chiffres en moins de 2 ans en partant de rien ! Chez nous, toutes vos questions ont une seule réponse : R.O.I. (retour sur investissement)
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